Verblijfskosten berekenen in Excel: gratis voorbeeldsheet en waar het misgaat

Verblijfskosten laten zich prima in Excel opzetten, zolang het bij eendaagse ritten blijft. Hieronder staat hoe je dat zelf bouwt, plus een gratis voorbeeldsheet met de cao-tarieven van 1 januari 2026 als kant-en-klare formules. Geen e-mailadres nodig: gewoon downloaden. Daarna de zeven fouten waar zelfgebouwde sheets structureel op stuklopen, en waarom een meerdaagse rit of een jaarwisseling een ander verhaal is.

Zo zet je het zelf op in Excel

Voor een eendaagse rit (vertrek en terugkomst binnen 24 uur van elkaar) heb je aan vier kolommen genoeg: vertrek, terugkomst, duur en de staffel die daaruit volgt.

• Vertrek en terugkomst: één datum-en-tijd-kolom per moment, niet los een datumkolom en een tijdkolom. Alleen zo rekent Excel middernacht en jaarwisselingen automatisch mee in de duur.
• Duur: (terugkomst − vertrek) × 24, in uren. Onder de 4 uur is er geen vergoeding.
• Staffel: welk regime geldt, afhankelijk van het vertrektijdstip. Vertrek je vóór of om 14.00 uur, dan tellen de uren tot 18.00 uur tegen € 0,83 en de avonduren (18.00 tot 24.00 uur) tegen € 3,77. Vertrek je na 14.00 uur, dan vervalt het avondtarief en telt elk uur tegen € 0,83, met een eenmalige toeslag van € 15,73 zodra de rit 12 uur of langer duurt.
• Vergoeding: de formule die de staffel omzet in een bedrag, per rit.

De gratis voorbeeldsheet is precies dat uitgewerkt: één werkblad, geen macro's, de 2026-tarieven bovenaan als losse cellen en vijf doorgerekende voorbeeldritten. De gele cellen zijn voor je eigen tijden, de rest volgt automatisch.

De zeven klassieke fouten

1. Eendaags is een duur, geen kalenderdatum. Een rit is eendaags zodra hij binnen 24 uur valt, ook als vertrek en terugkomst op een andere kalenderdag liggen. Vertrek maandag 5 januari 2026 om 04.00 uur, terug dinsdag 6 januari om 02.45 uur: dat is 22 uur en 45 minuten, dus eendaags, en levert € 36,52 op (16,75 uur × € 0,83 plus 6 avonduren × € 3,77). Een formule die "eendaags" test met ALS(DATUM(vertrek)=DATUM(terugkomst)) merkt deze rit ten onrechte aan als meerdaags, want de datums verschillen.
2. De 4-uursgrens telt de hele afwezigheid, pauzes inbegrepen. Weg van 08.00 tot 12.30 uur is 4,5 uur, ook als daar 45 minuten pauze bij een wegrestaurant in zit. Bruto ben je boven de grens van 4 uur, dus recht op € 3,73 (4,5 × € 0,83). Trek je die pauze er in je sheet per ongeluk af, dan land je op 3 uur en 45 minuten en concludeer je ten onrechte € 0,00.
3. Het avondtarief hangt af van het vertrektijdstip, niet van de klok. Twee ritten die allebei tussen 18.00 en 20.00 uur onderweg zijn: vertrek 13.00 uur, terug 20.00 uur (7 uur) geeft twee avonduren tegen € 3,77, totaal € 11,69. Vertrek 14.30 uur, terug 20.00 uur (5,5 uur) geeft géén avonduren, want het vertrek is na 14.00 uur: elk uur telt tegen € 0,83, totaal € 4,56. Een formule als ALS(uur>=18;avondtarief;basistarief) kijkt alleen naar de klok en betaalt de tweede rit verkeerd uit.
4. De toeslag van € 15,73 is eenmalig, geen uurtarief. Vertrek 15.00 uur, terug de volgende dag om 03.00 uur (12 uur, na 14.00 uur vertrokken en minstens 12 uur weg): 12 × € 0,83 plus één keer € 15,73 is € 25,69. Duurt dezelfde rit 18 uur (terug om 09.00 uur), dan verandert alleen het aantal basisuren: 18 × € 0,83 plus diezelfde ene toeslag is € 30,67, niet de toeslag keer het aantal uren of dagdelen.
5. Overstaan in het weekend is een aparte vergoeding. Staat een chauffeur voor zijn dienst een weekend of een (buitenlandse) feestdag over zonder dat er die dag werk is opgedragen, dan komt daar € 15,73 netto en € 28,20 bruto per dag bovenop. Dat bedrag volgt niet uit de eendaagse of meerdaagse staffel en wordt in een zelfgebouwde sheet vaak vergeten.
6. Het tarief knipt per kalenderdag bij een jaarwisseling. Vertrek woensdag 31 december 2025 om 08.00 uur, terug donderdag 1 januari 2026 om 06.00 uur: nog steeds een eendaagse rit (22 uur), maar de uren tót middernacht tellen tegen de 2025-tarieven en de uren erna tegen de 2026-tarieven. Uitkomst: € 8,00 (10 uur × € 0,80) plus € 21,90 (6 avonduren × € 3,65) plus € 4,98 (6 uur × € 0,83) is € 34,88. Boek je de hele rit tegen het 2026-tarief, dan kom je op € 35,90 uit: ruim een euro te veel.
7. De cao kent geen afrondingsregel. Rit 3 in de voorbeeldsheet (vertrek 14.30 uur, terug 20.00 uur) laat € 4,57 zien; de rekenhulp verderop op deze pagina geeft voor diezelfde rit € 4,56. Het verschil: 330 minuten × € 0,83 gedeeld door 60 is € 4,565, en onze rekenhulp rekent op de minuut en kapt dat per dagdeel af naar € 4,56. Een Excel-formule die eerst optelt in decimale uren en pas aan het eind afrondt, rondt datzelfde bedrag naar boven af. Eén cent per rit lijkt onschuldig, tot je hem over honderden ritten per maand optelt.

Waarom meerdaagse ritten en de jaarwisseling lastig blijven

Bij een meerdaagse rit (langer dan 24 uur) tel je niet één staffel, maar drie: de vertrekdag, elke volledige tussenliggende dag (vast € 65,04) en de aankomstdag, elk met hun eigen tijdvenster. Loopt zo'n rit ook nog over de jaarwisseling heen, dan geldt de tariefknip uit fout 6 per kalenderdag. Tel daar overstaan in het weekend bij op en een handmatige sheet wordt al snel een formule met tientallen geneste ALS-en, met evenveel kans op een tikfout.

Dat is precies waarom de rekenhulp hieronder wél meerdaagse ritten en jaarwisselingen aankan: die logica staat vast in de engine, niet in een cel die per ongeluk overschreven kan worden. Reken je liever in bulk, voor een hele planning of loonperiode? Upload je eigen Excel op koffiegeld.nl/#upload en wij rekenen 'm door, inclusief de gevallen die deze voorbeeldsheet bewust overslaat.

Bronnen: tarieven en tijdvensters uit de cao Beroepsgoederenvervoer en de uitleg van FNV, de belastingvrije status uit het convenant tussen TLN en de Belastingdienst (verlengd tot en met 31 december 2029).

Liever meteen je eigen ritten narekenen? Gebruik de gratis rekenhulp of upload je Excel en laat ons rekenen.