Verwerkersovereenkomst

Koffiegeld.nl is een dienst van Sterk Solutions B.V., Rossum. Versie 1.0, augustus 2026.

Opslaan als pdf

Deze verwerkersovereenkomst geldt voor iedere klant die koffiegeld.nl gebruikt. Door het uploadformulier te versturen accepteert u deze overeenkomst; een handtekening is niet nodig. Zij is gebaseerd op artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en regelt hoe Sterk Solutions B.V. omgaat met de persoonsgegevens in de bestanden die u aanlevert.

Artikel 1. Definities

• Verwerker: Sterk Solutions B.V., Weteringshoek 28, 5328 BN Rossum (KvK 97320013), handelend onder de naam koffiegeld.nl.
• Klant: de onderneming die de Dienst gebruikt en als verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke gegevens worden aangeleverd.
• Dienst: het berekenen van de verblijfskostenvergoeding volgens de cao Beroepsgoederenvervoer op basis van de rittijden die de Klant aanlevert, en het per e-mail terugsturen van het overzicht (Excel en pdf).
• Subverwerker: een partij die de Verwerker inschakelt voor een deel van de verwerking.
• Persoonsgegevens, verwerking, betrokkene en inbreuk in verband met persoonsgegevens (hierna: datalek) hebben de betekenis van artikel 4 AVG.

Artikel 2. Onderwerp en duur

2.1Deze overeenkomst geldt voor alle verwerkingen die de Verwerker in opdracht van de Klant uitvoert voor de Dienst. Zij komt tot stand zodra de Klant het uploadformulier verstuurt en duurt zolang de Klant de Dienst gebruikt. De Dienst is maandelijks opzegbaar.

2.2Na beëindiging blijft deze overeenkomst gelden totdat de Verwerker alle persoonsgegevens heeft verwijderd (artikel 10).

Artikel 3. Aard en doel van de verwerking

3.1De Verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend om de verblijfskostenvergoeding per chauffeur per rit te berekenen, het overzicht aan de Klant te sturen en daarover contact te onderhouden.

3.2Het gaat om namen en eventueel personeelsnummers van chauffeurs, werk- en rittijden, standplaats, eventueel voertuig- of kentekengegevens, en de contactgegevens van de contactpersoon van de Klant. Betrokkenen zijn de chauffeurs en andere medewerkers van de Klant en die contactpersoon. Bijlage 1 bevat het volledige overzicht.

3.3De Klant bepaalt welke gegevens hij aanlevert, staat ervoor in dat hij die mag laten verwerken en levert niet meer gegevens aan dan nodig is voor de berekening.

Artikel 4. Verplichtingen van de verwerker

De Verwerker:

1. verwerkt de persoonsgegevens alleen op basis van schriftelijke instructies van de Klant; deze overeenkomst en het gebruik van de Dienst gelden als die instructies. Verplicht de wet tot een andere verwerking, dan informeert de Verwerker de Klant vooraf, tenzij de wet dat verbiedt;
2. gebruikt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en deelt ze alleen met de Subverwerkers uit artikel 6;
3. zorgt dat iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens tot geheimhouding verplicht is;
4. verwerkt de persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte, behalve voor zover artikel 6 anders bepaalt;
5. helpt de Klant, voor zover redelijk, bij zijn verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG (beveiliging, datalekken en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen);
6. waarschuwt de Klant als een instructie naar zijn mening in strijd is met de AVG.

Artikel 5. Beveiliging

5.1De Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Op dit moment zijn dat in elk geval:

• opslag op servers van Hetzner Online GmbH in Duitsland (EU);
• versleutelde verbindingen (TLS) bij het uploaden en versturen van bestanden;
• dagelijkse back-ups, eveneens binnen de EU;
• toegang beperkt tot de personen die de berekening uitvoeren.

5.2De Verwerker mag deze maatregelen aanpassen zolang het beveiligingsniveau niet daalt, en beschrijft ze op verzoek.

Artikel 6. Subverwerkers

6.1De Klant geeft de Verwerker algemene toestemming om Subverwerkers in te schakelen. Op dit moment zijn dat:

• Hetzner Online GmbH, Duitsland: hosting en back-ups;
• Twilio Inc. (SendGrid): transactionele e-mail. Het geüploade bestand gaat als bijlage mee in de interne meldingsmail aan de Verwerker;
• Google LLC (Google Workspace): de mailbox info@koffiegeld.nl voor het e-mailverkeer met de Klant. Google neemt deel aan het EU-US Data Privacy Framework.

6.2Voor verwerking buiten de Europese Economische Ruimte zorgt de Verwerker voor een geldige doorgiftegrondslag, zoals het EU-US Data Privacy Framework of de EU-standaardcontractbepalingen.

6.3De actuele lijst is op verzoek beschikbaar via info@koffiegeld.nl. Wil de Verwerker een Subverwerker toevoegen of vervangen, dan kondigt hij dat per e-mail aan. De Klant kan binnen 14 dagen bezwaar maken; leidt dat niet tot een oplossing, dan kan de Klant de Dienst beëindigen.

6.4De Verwerker legt Subverwerkers gelijkwaardige verplichtingen op en blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor hun werk.

Artikel 7. Datalekken

7.1Ontdekt de Verwerker een datalek dat de persoonsgegevens van de Klant raakt, dan meldt hij dit zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking aan de contactpersoon van de Klant.

7.2De melding bevat, voor zover bekend, de aard van het datalek, de betrokken categorieën en aantallen betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. Wat later bekend wordt, volgt zo snel mogelijk.

7.3De Klant beoordeelt zelf of hij het datalek meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens of aan de betrokkenen. De Verwerker doet dat niet zelf, tenzij de Klant daarom vraagt of de wet dat vereist.

Artikel 8. Rechten van betrokkenen

8.1Ontvangt de Verwerker een verzoek van een betrokkene, bijvoorbeeld om inzage, correctie of verwijdering, dan stuurt hij dat zo snel mogelijk door aan de Klant zonder er zelf inhoudelijk op te reageren.

8.2De Verwerker helpt de Klant, voor zover redelijkerwijs mogelijk, om binnen de wettelijke termijn aan zulke verzoeken te voldoen.

Artikel 9. Audit

9.1De Verwerker stelt op verzoek alle informatie beschikbaar die de Klant nodig heeft om na te gaan of de Verwerker deze overeenkomst naleeft. Vragen beantwoordt de Verwerker eerst schriftelijk, met documentatie.

9.2Geeft die informatie onvoldoende duidelijkheid, dan mag de Klant ten hoogste eenmaal per jaar een audit laten uitvoeren: op eigen kosten, na redelijke aankondiging en zonder inzage in gegevens van andere klanten. De auditor is tot geheimhouding verplicht.

9.3De Verwerker werkt mee aan de audit en herstelt vastgestelde tekortkomingen binnen een redelijke termijn.

Artikel 10. Bewaartermijn en verwijdering

10.1De Verwerker bewaart de persoonsgegevens zolang de Klant de Dienst gebruikt.

10.2Binnen 30 dagen na beëindiging van de Dienst verwijdert de Verwerker alle persoonsgegevens van de Klant, inclusief de aangeleverde bestanden en de gemaakte overzichten. Wil de Klant eerder verwijdering, dan is één e-mail aan info@koffiegeld.nl voldoende. De Verwerker bevestigt de verwijdering.

10.3Back-ups verlopen automatisch binnen 30 dagen na die verwijdering en worden tot die tijd niet voor andere doeleinden gebruikt.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

11.1De aansprakelijkheid van de Verwerker uit deze overeenkomst of de verwerking is per gebeurtenis (samenhangende gebeurtenissen gelden als één) beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden vóór die gebeurtenis voor de Dienst heeft betaald.

11.2Deze beperking geldt niet bij opzet of grove nalatigheid van de Verwerker.

Artikel 12. Slotbepalingen

12.1Deze overeenkomst geldt automatisch voor iedere Klant die de Dienst gebruikt; op verzoek stuurt de Verwerker de tekst als pdf toe.

12.2De Verwerker kan deze overeenkomst aanpassen, bijvoorbeeld bij gewijzigde wetgeving of een gewijzigde Dienst. Wijzigingen kondigt hij ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan; zij verlagen het beschermingsniveau niet. Gaat de Klant niet akkoord, dan kan hij de Dienst opzeggen voordat de wijziging ingaat.

12.3Is een bepaling ongeldig, dan blijven de overige bepalingen gelden.

12.4Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de Verwerker is gevestigd.

12.5Versie 1.0, augustus 2026.

Bijlage 1: overzicht van de verwerking